Met het plannen van een bedrijfskerstfeest begin je het beste vier tot zes maanden van tevoren, dus voor de meeste bedrijven betekent dat ergens tussen juni en augustus. Populaire kerstlocaties en goede data in december zijn snel volgeboekt, zeker voor grotere groepen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het organiseren van een kerstborrel of bedrijfskerstfeest, van de juiste datum tot het budget en veelgemaakte fouten.
Hoe ver van tevoren boek je een kerstlocatie?
Een kerstlocatie boek je het beste vier tot zes maanden van tevoren. Voor grotere groepen of specifieke datumwensen is zelfs eerder boeken verstandig. De meest gewilde vrijdagen en zaterdagen in december zijn bij populaire locaties al in het voorjaar volgeboekt. Wie wacht tot september of oktober, heeft doorgaans minder keuze in datum en locatie.
De reden is simpel: het aanbod aan geschikte locaties voor bedrijfskerstfeesten is beperkt, terwijl de vraag in de laatste maanden van het jaar piekt. Zeker als je een complete locatie zoekt waar activiteiten, catering en faciliteiten op één plek geregeld zijn, is de concurrentie groot. Vroeg beginnen geeft je ook meer ruimte om rustig een programma samen te stellen en offertes te vergelijken.
Wat is de beste datum voor een bedrijfskerstfeest?
De beste datum voor een bedrijfskerstfeest is een vrijdag of zaterdag in de eerste drie weken van december. Deze data combineren de kerstsfeer met voldoende aanloop naar de feestdagen, zonder dat mensen al in de vakantiestand zitten. Donderdagen zijn een goed alternatief als de gewenste vrijdagen al bezet zijn.
Houd rekening met een paar praktische overwegingen bij het kiezen van een datum:
- Vermijd de week voor kerst: veel medewerkers zijn dan al met verlof of druk met privéverplichtingen
- Check grote branche-evenementen of nationale feestdagen die in de buurt vallen
- Houd rekening met medewerkers die ver moeten reizen of afhankelijk zijn van het openbaar vervoer
- Kies bij voorkeur een datum waarop de meeste vaste medewerkers beschikbaar zijn, niet alleen een handvol
Een doordeweekse datum in november kan ook goed werken, zeker voor bedrijven met een groot team of een beperkt budget. De sfeer is iets minder uitgesproken kerstachtig, maar de beschikbaarheid en prijzen zijn vaak gunstiger.
Welke onderdelen moet een kerstfeestprogramma bevatten?
Een sterk kerstfeestprogramma voor bedrijven bevat een activiteit, een diner of borrel, en een moment van verbinding. De exacte invulling hangt af van de groepsgrootte, het budget en de sfeer die je wilt neerzetten, maar deze drie elementen vormen de basis van een geslaagde avond of dag.
Een goed opgebouwd programma volgt een logische volgorde:
- Ontvangst en welkom: Zorg voor een warme ontvangst met drankjes en hapjes, zodat iedereen rustig aankomt en de sfeer goed begint
- Activiteit of entertainment: Denk aan een teamactiviteit, een quiz, een workshop of een andere beleving die mensen met elkaar verbindt
- Gezamenlijk diner of barbecue: Een live-cookingdiner of een feestelijk buffet is het middelpunt van de avond en een moment waarop gesprekken op gang komen
- Vrij programma of afsluiting: Ruimte voor informele gesprekken, muziek of een gezamenlijk moment om het jaar af te sluiten
Vergeet ook de praktische details niet: zorg voor een duidelijke aanvangstijd, communiceer het programma vooraf en houd rekening met dieetwensen en eventuele beperkingen van deelnemers.
Hoeveel budget heb je nodig voor een bedrijfskerstfeest?
Voor een compleet bedrijfskerstfeest met activiteiten, catering en locatie rekenen de meeste bedrijven op €100 tot €175 per persoon. Dit is een breed gemiddelde dat sterk afhankelijk is van de locatie, het programma en de groepsgrootte. Een eenvoudige kerstborrel met hapjes ligt lager; een volledige dag met diner en activiteiten zit aan de bovenkant.
Houd bij het opstellen van je budget rekening met de volgende kostenposten:
- Locatiehuur (soms inbegrepen bij een pakketprijs)
- Catering, inclusief dranken en eventuele speciale dieetwensen
- Activiteiten of entertainment
- Vervoer van en naar de locatie
- Eventuele decoratie of thematisering
Een pakketprijs waarbij locatie, activiteiten en catering gecombineerd worden, is vaak voordeliger dan alles los inkopen. Bovendien scheelt het veel organisatietijd. Vraag altijd om een offerte op maat, want groepsgrootte en programma hebben grote invloed op de uiteindelijke prijs per persoon.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het plannen van een kerstborrel?
De meest gemaakte fout bij het plannen van een kerstborrel is te laat beginnen. Daarna volgen een onduidelijk programma, onvoldoende rekening houden met de groep en het onderschatten van de logistiek. Wie deze valkuilen kent, kan ze eenvoudig vermijden.
Andere veelgemaakte fouten zijn:
- Geen rekening houden met dieetwensen of allergieën van deelnemers
- Een programma dat te vol gepland is, zonder ruimte voor informele gesprekken
- De locatie te ver van het kantoor kiezen zonder na te denken over vervoer
- Vergeten om het evenement tijdig te communiceren aan medewerkers, waardoor mensen al andere afspraken hebben
- Alles zelf willen regelen in plaats van te kiezen voor een locatie die de organisatie uit handen neemt
Een goede voorbereiding begint met een heldere briefing: wat is het doel van het feest, wie zijn de deelnemers en wat is het budget? Vanuit die basis kun je gericht zoeken naar een passend programma en locatie.
Hoe kies je de juiste locatie voor een kerstfeest?
De juiste kerstborrellocatie kies je op basis van vijf criteria: bereikbaarheid, capaciteit, sfeer, volledigheid van het aanbod en prijs-kwaliteitverhouding. Een locatie die activiteiten, catering en faciliteiten onder één dak biedt, scheelt enorm veel organisatiewerk en zorgt voor een vloeiende dag.
Let bij het vergelijken van locaties op het volgende:
- Is de locatie goed bereikbaar per auto en openbaar vervoer?
- Is er voldoende parkeergelegenheid?
- Past de sfeer bij de cultuur van het bedrijf?
- Kan de locatie zowel binnen als buiten programma bieden?
- Is catering inbegrepen of moet je dat apart regelen?
- Zijn er faciliteiten zoals kleedkamers of douches als de activiteiten daarom vragen?
Voor een kerstfeest op locatie is het ook de moeite waard om te kijken naar wat de locatie doet om sfeer te creëren, ook in de koudere maanden. Houtkachels, vuurkorven en een warme ontvangst maken een groot verschil in de beleving van de dag.
Hoe Watergoed helpt bij het organiseren van een bedrijfskerstfeest
Wij begrijpen dat het organiseren van een bedrijfskerstfeest veel tijd en energie kost, zeker als je er weinig ervaring mee hebt. Watergoed is erop ingericht om dat werk volledig uit handen te nemen. Wat wij bieden:
- Een complete locatie in de Betuwe, goed bereikbaar via de A50 en A15, voor groepen van 12 tot 3.000 gasten
- Meer dan 50 activiteiten om uit te kiezen, van actief en avontuurlijk tot rustig en verbindend
- Live-cookingbarbecue met professionele chefs, vers lokaal vlees en een ruim vegetarisch aanbod
- Alle faciliteiten op één plek: parkeren, kleedkamers, douches en kluisjes
- Een sfeer die ook in december warm is, met houtkachels en vuurkorven door de hele locatie
- Een salesteam dat actief meedenkt over de invulling van jouw dag, passend bij de groep en het budget
Of je nu een bedrijfsfeest plant voor twintig collega’s of een personeelsdag voor honderden medewerkers, wij zorgen dat alles klopt. Geen gedoe met aparte cateraars, vervoer tussen locaties of het zelf regelen van activiteiten. Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvende offerte op maat, dan denken wij graag met je mee over de perfecte invulling van jouw kerstfeest.
Gerelateerde artikelen
- Hoe stel je een programma samen voor een complete bedrijfsdag?
- Hoe plan je een afscheidsbijeenkomst als je weinig tijd hebt?
- Hoe kan een afscheidslocatie in de natuur troost bieden aan nabestaanden?
- Wat zijn de voordelen van een dag- versus avondprogramma voor een bedrijfsfeest?
- Waarom kiezen bedrijven kleiduifschieten als teambuilding activiteit?
