Een volledig verzorgd bedrijfsevenement op één locatie bespaart enorm veel tijd en stress voor de organisator. In plaats van afzonderlijke afspraken te maken met cateraars, activiteitenaanbieders en vervoerders, regel je alles via één aanspreekpunt. Dat betekent minder kans op miscommunicatie, minder logistieke hoofdpijn en meer ruimte om te genieten van het evenement zelf. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over all-in bedrijfsevenementen.
Wat scheelt het organisatorisch als alles op één locatie plaatsvindt?
Als alles op één locatie plaatsvindt, vervalt een groot deel van de organisatorische rompslomp. Je hoeft geen aparte cateraar te zoeken, geen bussen te regelen tussen locaties en geen activiteitenaanbieder te coördineren. Eén locatie, één aanspreekpunt en één planning. Dat scheelt niet alleen tijd, maar ook een hoop onverwachte kosten en stress op de dag zelf.
Voor de gemiddelde organisator, vaak een HR-manager of officemanager die dit er naast zijn of haar gewone werk bij doet, is dit een enorm voordeel. Een bedrijfsuitje organiseren vraagt normaal gesproken om tientallen e-mails, telefoontjes en bevestigingen van verschillende partijen. Als alles op één plek geregeld is, herleid je dat tot een fractie van het werk.
Bovendien is de logistiek op de dag zelf veel soepeler. Medewerkers hoeven niet van locatie naar locatie te reizen, er is geen risico op vertraging omdat een bus te laat is en niemand raakt de weg kwijt. Alles stroomt vanzelf in elkaar over.
Wat valt er precies onder ‘volledig verzorgd’ bij een bedrijfsevenement?
Een volledig verzorgd bedrijfsevenement omvat minimaal de locatie, catering en activiteiten in één pakket. In de meest complete vorm betekent het dat de organisator niets meer zelf hoeft te regelen: van het programma tot het eten en drinken, en van de faciliteiten tot de begeleiding op de dag zelf. Alles is inbegrepen en op elkaar afgestemd.
Concreet kun je bij een all-in bedrijfsuitje denken aan de volgende elementen:
- Een complete locatie met binnen- en buitenruimtes
- Activiteiten afgestemd op de groep, het thema en het budget
- Catering, van lunch tot barbecue of diner
- Faciliteiten zoals parkeerplaatsen, kleedkamers, douches en kluisjes
- Begeleiding en coördinatie tijdens het evenement
- Een persoonlijk aanspreekpunt voor de organisator
Het verschil met een ‘gewone’ locatieverhuur is dat je bij een volledig verzorgd concept niet zelf de losse onderdelen hoeft samen te stellen. Het programma wordt in overleg opgesteld en de uitvoering ligt volledig in handen van de locatie.
Hoe beïnvloedt een all-in locatie de beleving van medewerkers?
Een all-in locatie verhoogt de beleving van medewerkers aanzienlijk, omdat zij zich geen zorgen hoeven te maken over praktische zaken. Ze stappen op één plek uit, worden ontvangen en kunnen zich van begin tot eind focussen op het programma en de onderlinge verbinding. Dat gevoel van ontzorging werkt door op de sfeer van de hele dag.
Medewerkers ervaren een goed georganiseerd bedrijfsevenement als een blijk van waardering. Als de locatie er verzorgd uitziet, het eten goed is en de activiteiten goed op elkaar aansluiten, voelen mensen zich serieus genomen. Dat heeft een positief effect op de betrokkenheid en het gevoel van saamhorigheid binnen een team.
Bovendien zorgt een locatie waar alles aanwezig is voor een soepele dagbeleving. Na een wateractiviteit kunnen mensen ter plekke douchen en zich omkleden, waarna ze aanschuiven voor de barbecue. Geen ongemakkelijke situaties, geen gedoe. Dat zorgt ervoor dat de energie hoog blijft en mensen écht genieten van de dag.
Wat kost een volledig verzorgd bedrijfsevenement per persoon?
De kosten voor een volledig verzorgd bedrijfsevenement liggen doorgaans tussen de 100 en 175 euro per persoon, afhankelijk van de locatie, het programma en de catering. Voor een kwalitatief all-in bedrijfsuitje met activiteiten, lunch of barbecue en begeleiding is een richtprijs van 120 tot 150 euro per persoon realistisch.
Wat veel organisatoren vergeten, is dat een all-in pakket op het eerste gezicht duurder kan lijken, maar dat dit zelden zo uitpakt als je alles los optelt. Denk aan de kosten van een externe cateraar, vervoer tussen locaties, huur van materialen voor activiteiten en de eigen tijd die je kwijt bent aan het coördineren van al die partijen. Bij een volledig verzorgd concept zijn al die kosten inbegrepen en weet je van tevoren precies waar je aan toe bent.
Bovendien werken de meeste locaties met maatwerkoffertes. Dat betekent dat het programma wordt samengesteld op basis van de wensen van de groep en het beschikbare budget, zodat je nooit betaalt voor iets wat je niet nodig hebt.
Wanneer is een volledig verzorgd bedrijfsevenement de beste keuze?
Een volledig verzorgd bedrijfsevenement is de beste keuze wanneer de organisator weinig tijd heeft, de groep groot is of de verwachtingen hoog liggen. Hoe meer onderdelen een evenement heeft, hoe groter de kans op fouten bij losse coördinatie. Een all-in concept elimineert dat risico en geeft zowel de organisator als de deelnemers de ruimte om te genieten.
In de praktijk is een volledig verzorgd teambuilding evenement de juiste keuze in de volgende situaties:
- De organisator heeft weinig ervaring met het plannen van bedrijfsevenementen en wil worden ontzorgd.
- De groep is groot, bijvoorbeeld meer dan 50 personen, waardoor losse coördinatie al snel complex wordt.
- Het evenement heeft meerdere onderdelen, zoals activiteiten, catering en een formeel gedeelte.
- De sfeer en beleving zijn belangrijk, bijvoorbeeld bij een jubileum, personeelsdag of jaarlijks bedrijfsevenement.
- Er is een strak tijdschema waarbij vertraging door logistieke problemen niet acceptabel is.
Voor kleinere groepen of eenvoudige evenementen kan losse coördinatie soms goedkoper uitvallen, maar zodra de complexiteit toeneemt, weegt het gemak van een all-in locatie ruimschoots op tegen het prijsverschil.
Hoe Watergoed helpt bij het organiseren van een volledig verzorgd bedrijfsevenement
Wij begrijpen dat het organiseren van een bedrijfsevenement veel van je vraagt, zeker als het niet je dagelijkse werk is. Daarom bieden wij een compleet ontzorgingsconcept waarbij activiteiten, catering en faciliteiten allemaal op één locatie aanwezig zijn. Concreet betekent dat:
- Meer dan 50 activiteiten op en rond het water, van kanovaren tot quadrijden en van paintball tot oud-Hollandse spelen
- Live-cooking barbecue met professionele chefs en vers, lokaal vlees, inclusief ruim vegetarisch aanbod
- Ruime parkeergelegenheid, kleedkamers, douches en kluisjes op locatie
- Een salesteam dat actief meedenkt over het programma en een offerte op maat samenstelt
- Capaciteit voor groepen van 12 tot 3.000 gasten, zowel binnen als buiten
- Een unieke setting met eigen strand en meer, midden in de Betuwe tussen Arnhem en Nijmegen
Of het nu gaat om een personeelsdag, een bedrijfsfeest of een teamdag, wij denken graag met je mee over de beste invulling voor jouw groep en budget. Neem contact op en ontvang een vrijblijvende offerte op maat.
